Onderneming -> Provider
In overleg met de onderneming worden alle gegevens over de benefits naar de F.R.A. Benefits Desk^® gestuurd, dat de nodige documenten voor de werknemers vervolledigt en distribueert. F.R.A. levert deze gestructureerde gegevens aan de providers, zodat zij de nodige regelingen kunnen treffen en berekeningen kunnen maken.

Maandelijkse synchronisatie
De F.R.A. Benefits Desk^® zorgt voor de synchronisatie bij de aanmaak van een nieuw dossier maar ook op maandelijkse basis, bij de looncontrole en wanneer wijzigingen of mutaties binnen de onderneming worden vastgesteld.

De werknemer ontvangt zijn benefitsdocument binnen de 10 dagen na de loondatum. De F.R.A. Benefits Desk^® levert bovendien een jaarlijkse berekening met synchronisatie van de actuariële gegevens.

Beveiliging
Alle gegevens worden discreet en vertrouwelijk behandeld dankzij de Secure Attachment-oplossing (www.secureattachment.com). Deze methode maakt de distributie mogelijk van documenten in een versleuteld pdf-formaat dat aan geldende beveiligingsvoorschriften voldoet.

On line toegang
Met de E^xB Portal hebben zowel de provider als de onderneming toegang tot alle essentiële informatie, beveiligd volgens verscheidene niveaus. Alle partijen gebruiken een aanmelding om toegang te krijgen tot het centrale portaal dat toegang geeft tot de juiste gegevens.

Provider -> Onderneming
De tussenkomst van de F.R.A. Benefits Desk^® verandert niets aan de uiteindelijke verantwoordelijkheid van de provider aan de werknemers, wat betekent dat zij altijd een volledige juridische en contractuele bescherming genieten.

De provider zal met de onderneming contact opnemen voor alle problemen in verband met aansprakelijkheid, premies, financiën, claims en activa, zonder tussenkomst van de F.R.A. Benefits Desk^®.

Rapporten
De F.R.A. Benefits Desk^® houdt echter zorgvuldig toezicht op alle interacties en levert volledige rapporten. Dit schept de mogelijkheid om aan de hand van de responstijden en de genomen beslissingen de tevredenheidsgraad van de werknemers te meten. De rapportage toont ook in welke mate de gewenste servicekwaliteit wordt bereikt.